Como ter sucesso na migração de Software de Gestão?

A migração de um ERP é muitas vezes inevitável. A situação mais comum é a necessidade de novas funcionalidades: a empresa passar a precisar de novos recursos e a softwarehouse não ter, ou não aceitar customizá-los. Outro fator que pode levar a necessidade de troca do ERP é a deficiência no Suporte, ou seja, quando a empresa sempre tenta contato, mas nunca consegue um atendimento.

Sendo por estes motivos ou outros, vc decidiu mudar. O que fazer? O ideal é buscar uma softhouse que já esteja há muitos anos no mercado, possuindo um software com bastante recursos e que consiga prestar um suporte eficiente (softwares mais recentes e ainda em processo de estabilização também podem ter uma quantidade excessiva de BUGs – a INFOECIA já está no mercado há 22 anos com mais de 800 projeto implantados, por isso temos todo o expertise necessário e casos de sucesso).

IMPORTANTE! Antes de ir fechando, sempre solicite uma demonstração do produto e procure envolver nela, tanto a diretoria quanto os principais gerentes (lembre-se que a parceria será igual um casamento e o ERP tende a ficar por muitos anos, então não hesite em investir seu tempo e dos principais gestores neste “namoro”).

Feita a demonstração, escolha a empresa que mais transmitiu confiança, cujas funcionalidades que já estão embarcadas no ERP. O próximo passo será definir se sua infraestrutura de Hardware está apta para receber o sistema e se ocorrerá a migração de dados. Neste sentido, os dados mais comuns de se importar são os cadastros de clientes e de fornecedores, os cadastros de produtos também são possíveis de serem importados, porém, é bom verificar junto aos consultores de implantação do novo sistema se valerá a pena seguir com a máscara atual dos códigos de produto ou se isso poderá gerar alguma limitação futura no tocante aos relatórios e até nas visões gráficas, tão importantes para acelerar a tomada de decisão.

Após a definição de quais dados migrar, uma boa softhouse conta com uma adequada metodologia de implantação e equipe capacitada que orientará como seguir a cada passo, determinando as tarefas a serem realizadas. No nosso caso, INFOECIA, sempre fazemos uma reunião de abertura e nela já passamos o treinamento básico de cadastros, logo em seguida, montamos e apresentamos todo o cronograma que deverá ser seguido para que a implantação do novo sistema seja bem sucedida.  Daqui para frente é só separar tempo para executar as tarefas que forem sendo passadas. Lembre-se que por um período de mais ou menos 03 meses vc precisará fazer o que vc já fazia no outro sistema mais o que vc vai ter que fazer neste novo, então isto exige um certo planejamento.

Depois de concluídas as tarefas, migrações feitas, departamentos alinhados, testados e validados, ocorrerá a virada de sistema, onde um consultor da implantação e treinamento irá acompanhar por alguns dias, como a empresa está lidando com o novo sistema de gestão – emissão de notas, cadastros, tirar dúvidas, etc – , para que tenham segurança em seguir sozinhos.